Hace años parecía algo lejano, pero hoy es claro: La transformación digital en la preparación de información financiera, ya está en marcha. Como auditor financiero y consultor, lo he vivido de cerca trabajando con equipos contables y financieros de empresas que buscan hacer más con menos, sin perder el control.
Y no hablo sólo de «tecnología» por moda. Hablo de casos reales que he acompañado personalmente, donde la automatización y la inteligencia artificial (IA) ya está resolviendo problemas diarios en la preparación de reportes financieros y el fortalecimiento del control interno. En esta primera entrega, quiero compartir contigo algunos ejemplos reales de cómo la automatización y la inteligencia artificial (IA) están revolucionando los procesos de preparación de reportes financieros y control interno. (Parte 1)
¿Qué tareas ya están siendo automatizadas?
🔹 Leer correos electrónicos y extraer ciertos datos específicos.
🔹 Iniciar sesión en aplicaciones web.
🔹 Copiar/pegar datos, rellenar formularios, mover archivos y carpetas.
🔹 Registrar asientos de diario recurrentes.
¿Qué procesos son candidatos ideales?
Aquellos manuales, repetitivos, que siguen reglas claras y se ejecutan de forma estandarizada. Si no cambian mucho de un mes a otro, ¡tienen potencial de automatización!
Caso real: “Manual S.A.C.”
La Entidad «Manual S.A.C» recibía solicitudes de productos y servicios de sus clientes a través de órdenes de compra (OC) y de otras fuentes como correos electrónicos. La mayoría de estas órdenes de compra se recibían en un archivo de tipo PDF y contenía información crítica, como: nombre del cliente, precio, moneda, monto total, direcciones y otros datos más que deben extraerse para iniciar una transacción.
El proceso de extracción manual de la información requería mucho tiempo y retrasaba el procesamiento de las solicitudes de los clientes. Además, una vez extraídos, debían verificarse manualmente en la base de datos de órdenes de compra de los clientes, lo que generaba muchos intercambios debido a errores durante la entrada de datos. Manual S.A.C requería una plataforma que les permitiera automatizar el proceso y reducir el esfuerzo manual.
Este proceso se logró automatizar a través de la extracción de datos diseñada específicamente lo que le ayudó a esta Entidad a manejar una variedad de formatos de datos no estructurados, incluidos PDF, TXT, PRN, RTF, DOC, DOCX, XLS y XLSX.
¿Resultado?
Manual S.A.C logró:
- Obtener archivos PDF directamente de los correos electrónicos.
- Extraer los campos de texto necesarios en archivo versión XML.
- Se digitalizó las órdenes de compra con una velocidad mucho mayor lo que permitió procesar las solicitudes de clientes de manera eficiente.
¿En conclusión? ✔ Procesos más rápidos ✔ Menos errores ✔ Más tiempo para tareas realmente estratégicas.
¿Y qué puede hacer hoy la IA en los procesos de reporte financiero?
Aquí es donde la cosa se pone más interesante. Estos son algunos usos que he visto implementarse o en evaluación:
Detección de patrones y predicciones:
- Simular predicciones de flujos de caja y escenarios macroeconómicos.
- Analizar modelos de cadenas de suministro/inventario que podrían afectar los ajustes de valoración de inventarios, ajustes de precios de ingresos y estimaciones de pérdidas crediticias.
Análisis de documentos y datos no estructurados:
- Evaluar riesgos crediticios.
- Leer y cruzar información de facturas, órdenes de compra, recibos y otros documentos mediante NLP y visión por computadora.
- Realizar evaluaciones de proveedores (por ejemplo, escanear términos que no cumplen con política de proveedores).
Investigación contable y regulatoria con IA Generativa:
- Buscar literatura técnica o de cumplimiento regulatorio con IA generativa.
- Identificar ratios relevantes, tipos de cambio o información de análisis del mercado utilizando herramientas de IA generativa e introducir la información en los modelos utilizados en los procesos de información financiera (Por ejemplo: cálculos de compensación de acciones – IFRS 2, cálculos de diferencias de cambio de divisas, etc).
¿Aún hay participación humana en los procesos donde se utiliza la IA?
Sin duda debemos tener claridad si es que en determinados procesos aún existe participación humana en alguna fase específica. El propósito de incluir a los seres humanos en alguna parte del proceso permite validar la fiabilidad, incluida la precisión, y las consideraciones éticas en las soluciones de la IA. Asimismo, la participación humana permite detectar y corregir posibles errores o sesgos en los algoritmos de la IA. Una solución de IA puede realizar tareas o procesos automatizados pero la intervención humana sigue siendo necesaria para ciertas decisiones críticas o complejas. Esta intervención puede adoptar diversas formas, como revisar y etiquetar datos, validar resultados, o proveer retroalimentación para mejorar el desempeño de la solución de IA.
¿Cómo impacta en el control interno?
Sin duda el uso de la Inteligencia artificial puede ser aplicada en las distintas actividades de control interno y mejora en la aplicación de uso de la automatización.
La IA no solo ejecuta tareas, también transforma cómo controlamos los procesos.
Los procesos y controles de los sistemas asociados al uso de la IA, pueden implicar la comprensión de cómo se establecen los algoritmos y las reglas, cómo se testea su implementación y los tipos de controles necesarios para cubrir las pruebas de integridad y exactitud en los resultados. Una Entidad podría utilizar actividades de control de procesos más automatizadas para los sistemas de IA determinista (Por ejemplo, controles de tipo de configuración integrados en las herramientas), ya que sus resultados pueden ser repetitivos. Recordemos que los modelos deterministas siguen un conjunto fijo de reglas y cálculos. Son altamente predecibles.
En contraste, los sistemas de IA probabilística realizan predicciones o toman decisiones basadas en probabilidades y modelos estadísticos, lo que da lugar a resultados inciertos. En consecuencia, a menudo es necesario un mayor nivel de participación humana para gestionar y controlar estos sistemas y una entidad podría utilizar más actividades manuales de control en los procesos por su naturaleza, ya que se requiere más intervención humana para revisar los resultados.
Los procesos que rigen el uso de la IA son un aspecto importante de cualquier solución; sin embargo, el enfoque puede diferir ligeramente. Por ejemplo, el gobierno del uso de los sistemas de IA determinista puede centrarse más en políticas y procedimientos relacionados a las pruebas, validación y monitoreo de los algoritmos y reglas utilizados por los sistemas de la IA. En el caso de los sistemas de IA probabilística, puede ser más importante disponer de políticas y procedimientos sobre el uso responsable de la solución y formación del personal en su uso.
Importante: Aunque la IA automatiza, el juicio profesional humano sigue siendo clave para validar, ajustar y asegurar calidad.
Casuística: ¿Cómo se ejecutaba antes un control manual con un operador humano?
En un cliente, un analista contable preparaba el borrador de las revelaciones contables relacionadas al rubro de Propiedad, Planta y Equipo, y su gerente lo revisaba línea por línea.
Con automatización e IA: El borrador de revelaciones lo genera un modelo que recoge los datos desde los anexos y el libro mayor. El analista revisa, valida y luego el gerente da el visto bueno. Resultado: más agilidad, menos errores, mejor trazabilidad.
Por supuesto, esto exige controles nuevos: desde políticas de uso de IA hasta validación de resultados, controles a nivel de Entidad y a nivel de procesos de TI, ética y monitoreo constante.
Reflexión Final
Como auditores, contadores y líderes financieros, comprender y aplicar estas herramientas no es una opción… es una necesidad estratégica. No se trata solo de ahorrar tiempo, sino de mejorar la calidad del juicio profesional y del control.
Y no necesitas ser una multinacional para empezar.
En próximas entregas, seguiré compartiendo cómo la IA y la automatización están cambiando nuestro rol como auditores financieros y líderes en la preparación de reportes financieros.
